Projektcontrolling: So sichern Sie Ihre Projektmargen trotz steigender Komplexität

Posted by oliver-brueggen on September 3, 2018

Projektcontrolling

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Der Wettbewerb in den Professional Services nimmt immer mehr zu, neue Delivery- und Service-Modelle und wachsende Kundenanforderungen führen dazu, dass Projektorganisationen immer mehr unter Druck geraten, wenn sie Projekte schneller durchführen und dabei dennoch effizient arbeiten wollen.

Für den Trendreport „Insight to Action – The future of the professional services industry“ ließ Deltek Entscheider in mehr als 700 Professional-Services-Unternehmen weltweit befragen. Demnach ist für mehr als die Hälfte der Befragten, 63 Prozent, die wachsende Komplexität von Projekten die wichtigste Herausforderung. Der gestiegene Preisdruck wird von 51 Prozent als herausfordernd für die Weiterentwicklung ihres Geschäfts gesehen.

 

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Woher kommt diese zunehmende Komplexität?

Zunächst haben wir es mit zwei Aspekten von Komplexität zu tun. Da wäre zum einen die inhaltliche Komplexität, das heißt die Aufgaben, Teilnehmer, Standorte, neue Technologien usw. machen das Projekt komplex. Zum anderen gibt es die Komplexität des Wirkgefüges auf die Projektmarge. Für die inhaltliche Komplexität stehen entsprechende Lösungen im Projektmanagement zur Verfügung. Die Durchführung komplexer Projekte an sich ist also nicht das Problem. Problematisch dagegen ist, dass die Unternehmen für das immer komplexer werdende Wirkgefüge zur Projektprofitabilität keine entsprechenden Tools und Daten haben. Neue Technologien wie Cloud Services, künstliche Intelligenz und Smart IoT beschleunigen die Veränderungen zusätzlich.

Diese erschreckende Entwicklung bestätigen auch die Ergebnisse des Trendreports deutlich: viele der befragten Entscheidungsträger wissen nicht, wie sie der Komplexität von Projekten und dem wachsenden Preisdruck begegnen können, da ihnen die nötige Transparenz fehlt. 57 Prozent wissen nicht, welche Projekte bzw. Kunden profitabel sind, 51 Prozent messen die Auslastung von Ressourcen nicht hinreichend. Sie sind im Blindflug unterwegs. Das führt dann dazu, dass 67 Prozent der CEOs von Professional-Services-Unternehmen heute nicht sagen können, ob sie in drei bis vier Monaten mehr oder weniger Personal benötigen.

Wie lässt sich die nötige Transparenz herstellen?



Die dreidimensionale Struktur projektbasierter ERP-Systeme

Um im sich rasch wandelnden Marktumfeld mit seinen gewachsenen Herausforderungen bestehen zu können, benötigen Unternehmen eine größtmögliche und verlässliche Klarheit über die drei zentralen Bestandteile des Projektgeschäfts: Pipeline, Projekte und Personal. Sie sollten wissen, welche Art von Projekten über welchen Zeitraum in der Zukunft gewonnen werden können, welche Ressourcen und Skills dafür benötigt werden und zu welchen Kosten diese Projekte umgesetzt werden können.

Diese Transparenz kann nur ein entsprechend aufgebautes zentrales System bieten, das alle Informationen zu Ressourcen, Projekten und Kosten bündelt. Im Gegensatz zu klassischen ERP-Lösungen stellen projektorientierte ERP-Lösungen das Projekt in den Mittelpunkt und liefern die Informationen, die Professional-Services-Unternehmen zwingend benötigen, um erfolgreich am Markt bestehen zu können.

Die dreidimensionale Struktur projektbasierter ERP-Systeme

Generische ERP-Systeme nutzen im Kern eine zweidimensionale Grundstruktur: Alle Kosten und Umsätze werden auf der einen Seite einem Hauptbuchkonto zugeordnet, das Aufschluss über die Art der Kosten bzw. die Art des Umsatzes gibt. Als zweite Dimension wird die betroffene Organisationseinheit zugeordnet. Für klassische Fertigungsbetriebe mit Serienfertigung ist dieses Modell ideal. Projektgetriebenen Organisationen fehlt hier aber der für sie entscheidende Zusammenhang zu den einzelnen Projekten.

Projektbasierte ERP-Systeme ergänzen diesen Ansatz daher um eine dritte Dimension: das Projekt. Jeder einzelnen Transaktion werden nicht nur ein Konto und eine Organisationseinheit, sondern zusätzlich auch ein Projekt zugewiesen. So ist bei jeder einzelnen Ausgabe klar, welcher Art die Ausgabe war (Konto), welche Ressource beteiligt war (Organisation) und für welches Projekt die Ausgabe getätigt wurde.

Dieser Dreiklang ermöglicht jederzeit eine Analyse aller Informationen im Unternehmen aus allen drei Sichten heraus. Und nur diese Transparenz führt dazu, dass Professional-Services-Unternehmen ihre Ressourcen mit einem ausreichenden Vorlauf planen können, Klarheit über die Profitabilität ihrer Projekte erlangen und damit auch komplexe Projekte profitabel abschließen können.

Prüfen Sie die Möglichkeiten von projektorientierten ERP-Systemen für Ihr Unternehmen. Nutzen Sie die Erkenntnisse des Insight-to-Action-Trendreports für eine erste Standortbestimmung.

 

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