Forskningsprosjekter handler ikke bare om forskning

Posted by terje-angeltveit on March 6, 2014

Det investeres, med rette, mye penger i forskning i Norge. Det er derfor helt nødvendig at forskningen oppfattes som fornuftig og til nytte for samfunnet, på kort eller lengre sikt. Enkelte forskningsprosjekter kan, for mange, bli oppfattet som meningsløse og lite nyttige, men jeg skal ikke begi meg inn på noen meningsytringer i forhold til hvordan forskningsmidlene skal benyttes. Uansett hvilke områder og prosjekter det bevilges penger til, er det svært mange interessenter, og da også mange som ikke bryr seg om de konkrete funnene de ulike prosjektene kan rapportere om.

Imidlertid har jeg diskutert prosjektledelse med flere ansatte i forskningsvirksomheter, og på spørsmål om de har prosjektledere på prosjektene er svaret som regel at det har man. Spørsmålet er om de utpekte prosjektlederne har gode nok forutsetninger for å styre et prosjekt, eller om de aller helst vil bruke tiden sin til forskning fremfor administrasjon. Min erfaring er at de aller helst vil fordype seg i sine modeller og teorier fremfor å følge opp fremdriften i prosjektene sine. Dessverre er det ikke slik at man kan velge bort det ansvaret det faktisk er å være prosjektleder for et prosjekt eller en portefølje av forskningsprosjekter, man er rett og slett helt avhengig av å ha oversikt over prosjektene.

Hva kan man så gjøre for å sørge for at prosjektleder og dermed også virksomheten totalt sett har kontroll på prosjektene? Vel, svaret er sammensatt, og har mye med hvert individ å gjøre, samt virksomhetens fokus og kultur for prosjekthåndtering.

Det første man må gjøre er å definere rollen prosjektleder. Hva innebærer det av ansvar og forpliktelser å være ansatt som prosjektleder i virksomheten? Man får dermed en tydelig og enhetlig rolle å forholde seg til, og eventuelle støttefunksjoner kan etableres eller justeres i forhold til dette.

Det er også helt sentralt å definere en god modell for virksomhetsstyring og da også en felles metodikk for prosjekthåndteringen. Tradisjonell prosjekthåndtering i en forskningsvirksomhet er gjerne sett opp mot finansieringen av prosjektene og forbruket av penger, jeg kaller det gjerne Bevilgningsstyrt Prosjektledelse. Problemet med denne tilnærmingen er at den da blir fokusert på forbruket av forskningsmidlene og hvor mye ”man har igjen å forske for”, fremfor at man fokuserer på verdiskapningen og det å styre prosjektet.

Gjennom noen enkle grep vil det være mulig for en forskningsvirksomhet å adoptere de tradisjonelle metodene for styring av prosjekter, samtidig som man ikke pålegger forskeren (prosjektleder) for mye administrasjon

Min erfaring er at  man raskt kan implementere noen enkle metoder for dette:

• Etablere et budsjett for alle prosjekter hvor man budsjettere med timer/dager som skal leveres i prosjektet. Dette låses som et ”Baseline budget”.

• Løpende (ukentlig) timeregistrering av prosjektdeltakerne.

• Evaluering av fremdriften i prosjektene og visualisering av dette i et ”Working budget”, for enklere å kunne fange opp avvik.

• Etabler noen enkle rapporter for oppfølging av prosjektene, som forskeren selv benytter.

• Sammen med en enkel ”utdanning” av forskerne i prosjektøkonomi og sentrale økonomiske begreper vil man stå godt rustet til å håndtere prosjekter og dermed oppnå en god og transparent virksomhetsstyring.

Dette er med på å sikre at de som er opptatt av en effektiv og nyttig bruk av forskningsmidlene blir fornøyd, samtidig som forskerne likevel kan benytte nesten all tiden sin på forskning med trygghet for at de har kontroll på også de økonomiske aspektene i sine forskningsprosjekter.