Hvad er projektregnskab?

Projektregnskab fokuserer på de finansielle transaktioner i forbindelse med projektstyring, herunder omkostninger, fakturering og omsætning. Projektregnskab er ofte en del af et projektbaseret ERP-system (Enterprise Resource Planning) eller PSA-system (Professional Services Automation), selvom det også kan bruges uafhængigt.

I modsætning til projektregnskabssoftware tager almindelige regnskabssystemer ikke højde for de komplekse dimensioner, som projekter bringer til en virksomhed og deres indvirkning på forretningsprocesser. Projekter er blot en eftertanke i almindelige regnskabssystemer og kræver tilpasninger for at kunne fungere til et projekt, hvilket resulterer i højere initialomkostninger og højere samlede ejeromkostninger.

På den anden side er projektregnskabssoftware specialiseret i de regnskabsmæssige funktioner, der er afgørende for projektbaserede organisationer.

HVORFOR ER PROJEKTREGNSKAB VIGTIGT FOR PROJEKTBASEREDE VIRKSOMHEDER?

For virksomheder, der leverer projekter, giver projektregnskab dem mulighed for at spore og analysere økonomien i hvert projekt. Det hjælper projektledere med at planlægge og styre projektbudgetter, omkostninger og rapporter. Det hjælper dem også med at træffe smarte beslutninger, bruge ressourcerne på den bedste måde og afslutte projekter til tiden og inden for budgettet.

Projektregnskab viser eventuelle forskelle mellem faktiske og planlagte omkostninger, og hvordan de kan løses. Det viser også nøgleindikatorer for projektets succes, såsom omsætning, gennemførelse og resultater.

Ved hjælp af projektregnskabsmetoder får projektbaserede virksomheder indsigt i deres projektøkonomi, hvilket sikrer gennemsigtighed, kontrol og forretningssucces.

Projektregnskab er en måde at spore og styre økonomien i individuelle projekter i en virksomhed på. Det giver virksomhederne mulighed for at forstå de økonomiske resultater af hvert projekt, hjælpe dem med at træffe informerede beslutninger og sikre fremtidige projekters succes.

Kort sagt indebærer projektregnskab oprettelse af en separat regnskabspost for hvert projekt. Denne post sporer projektets budget, omkostninger og finansielle transaktioner. Det giver også projektteamet mulighed for at overvåge projektets forløb, sammenligne de faktiske omkostninger med budgettet og analysere den økonomiske præstation.

Projektregnskab hjælper også med at styre projektets omfang og sikre, at det forbliver inden for det tildelte budget. Det hjælper med at identificere omkostningscentre og indirekte omkostninger, hvilket giver bedre økonomistyring og budgetkontrol.

PROJEKTREGNSKABSPRINCIPPER

De vigtigste principper for projektregnskab omfatter sporing af projektomkostninger i realtid, opretholdelse af en "enkelt sandhedskilde" for projektrelaterede finansielle transaktioner og genkendelse af indtægter og udgifter baseret på den procentvise fuldførelsesmetode. Ved at følge disse principper giver projektregnskab virksomhederne en klar forståelse af de økonomiske resultater og fremskridt i de enkelte projekter, muliggør effektiv økonomistyring og beslutningstagning og hjælper med at sikre, at projekterne gennemføres til tiden og inden for budgettet.

Ved hjælp af projektregnskabssoftware kan projektrevisorer effektivt styre projektøkonomien, spore projektopgaver og budgetter og generere økonomiske rapporter for at måle projektresultater i forhold til centrale præstationsindikatorer.

Projektbaserede virksomheder, der får indtægter og overskud fra de projekter, de administrerer for deres kunder, bruger projektregnskab til at drive deres forretning og sikre succes.

Arkitektur- Og Ingeniørvirksomheder (A&E)

Uanset om din arkitektur- og ingeniørvirksomhed er lille og ønsker at vokse eller en større og mere avanceret organisation, bruger et projektregnskabssystem finansielle funktioner, der er unikke for projektbaserede organisationer. De resulterende data hjælper dig med at analysere din nuværende tilstand og udarbejde en strategi for dit spring til næste niveau af succes.

Med Deltek Project Accounting driver Elliot Wood sin virksomhed baseret på fakta snarere end på fornemmelser.

Få mere at vide >

Marketingbureauer

Marketingbureauer og andre kreative bureauer sætter pris på projektregnskab, fordi det gør det lettere at styre økonomien. Et projektregnskabssystem tager sig af bureauets venstre hjerneaktiviteter, så dem med en kreativ hjernehalvdel kan gøre det, de er bedst til.

Få mere at vide >

Konsulentfirmaer

Projektregnskabssoftware understøtter de økonomiske funktioner, der er unikke for et konsulentfirmas engagementscyklus, og sikrer, at de har synlighed og kontrol på tværs af alle deres projekter.

Få mere at vide >

Projektbaserede organisationer har forskellige krav, og de er nødsaget til at se deres virksomhed i tre dimensioner: Konti, organisationer (afdelinger eller forretningsenheder) og projekter.

Ekspertise inden for projektledelse er kernen i specialiserede projektbaserede virksomheder. Desværre har generiske regnskabsprogrammer som QuickBooks ikke den funktionalitet, som projektbaserede virksomheder har brug for for at kunne få succes – planlægning og administration af ressourcer, håndtering af projektvariation og kompleksitet og nem tilpasning til kundernes anmodninger. Generiske løsninger har svært ved leverancer, der er knyttet til projekter. Virksomheder arbejder ofte med metoder til forudsigelse af omkostningsberegning og afstemning for at knytte debitorer og kreditortransaktioner sammen. De kan bruge uger på at opsummere data, så ledere kan træffe forretningsmæssige beslutninger.

En projektregnskabsløsning hjælper virksomheder med at træffe bedre forretningsbeslutninger gennem forbedret synlighed og kontrol på tværs af alle projekter. Hver transaktion er knyttet til:

• en finansregnskabskonto
• en organisation (den person eller det team, der udfører arbejdet)
• og et projekt (produktet eller tjenesten leveret til en kunde).

Sammenkædning af disse elementer giver nøjagtige og rettidige leverancer, der er livsnerven for enhver virksomhed:

• Finansielle rapporter
• Fakturaer
• Løn
• Projektstatusrapporter
• Projekt P&L
• Et robust revisionsspor

Projektregnskabssystemer tilfører værdi til projektbaserede organisationer, fordi de:

• Er skræddersyede til projektbaserede virksomheder: Det giver ingen mening at bruge en generisk løsning, som ikke kan: Håndtere projektvariabler som forudbetalinger, forskellige faktureringstyper og uortodokse arbejdsopdelingsstrukturer; spore tid, ressourcer, udgifter og igangværende arbejde; opdele tid mellem faser; beregne direkte og indirekte projektomkostninger; eller tildele disse faktorer til det relevante projekt. Disse begrænsninger kan påvirke virksomhedens udnyttelse, overskudsgrad , likviditet og datanøjagtighed negativt. Derfor er projektregnskabssystemer specialbygget til projektorienterede organisationer.
• Giver synlighed i realtid: Hvis din virksomhed kæmper med datanøjagtighed og rettidighed, bruger for meget tid på at kompilere data eller baserer forretningsbeslutninger på gætterier, vil projektregnskabssoftware gøre det muligt for dig at bruge mere tid på at analysere data i realtid i stedet for at indsamle dem, så du kan fokusere på at forbedre din projektplanlægning, udførelse og rentabilitet.
• Giver virksomheder mulighed for at administrere, optimere og levere vellykkede projekter: Et projektdashboard, der kan tilpasses i realtid, er en af de største fordele ved et projektbaseret regnskabssystem. God projektstyring forbedrer kundeoplevelsen, indtjeningen, effektiviteten og ressourceudnyttelsen. Generiske regnskabssystemer uden integreret projektstyring er begrænset til back-office regnskabspersonale. Med begrænset adgang til information er projektledere afhængige af regnskab for information, hvilket forhindrer rettidige forretningsbeslutninger.
• Overholder myndighedernes krav: Offentlige kontrakter kræver specialiseret tidtagning, omkostningssporing, regnskabsaflæggelse og regnskabsprocedurer. Hvis din virksomhed arbejder for det offentlige (eller gerne vil), og du bruger et generisk regnskabssystem, er det en udfordring at overholde reglerne. Førende projektregnskabssoftware til offentlige entreprenører sporer tilladte og ikke-tilladte omkostninger, tid og udgifter efter medarbejder og omkostninger, omsætning og overskud efter projekt.

Effektiv projektregnskab omfatter disse nøglefunktioner, hvoraf mange er med til at maksimere produktiviteten og omsætningen:

• Økonomisk forvaltning: Økonomiteams håndterer mange ansvarsområder, der er nøglen til succes og vækst. Projektregnskabssoftware strømliner back-office-processer ved at:
• Rapportere om projektomkostninger, indtægter, overskud og drift
• Styre omkostninger og gebyrer
• Afkorte faktureringscyklussen og forbedre nøjagtigheden ved at lave udkast og endelige fakturaer elektronisk, der skal gennemgås og godkendes online
• Budget og prognoser: Projektbaseret regnskab sporer omkostninger for hver transaktion, og hver transaktion er knyttet til et projekt. Projekter kan grupperes efter portefølje eller produktlinje eller opdeles i linjeposter, arbejdsopdelingsstrukturer og gebyrkoder, der regulerer omkostningsberegningen for de enkelte ressourcer. Systemet overvåger og rapporterer om prognoser og faktiske omkostninger i forhold til dit projektbudget. Du kan se, hvilke projekter der er mest rentable, hvilke der kører med tab, og hvilke projektledere der har de bedste track records.
• Indtægtsføring: En række funktioner anvender effektivt trinnene i standarder for indtægtsføring.
• Administrer indirekte satser: Uden et projektregnskabssystem er det udfordrende at styre omkostningerne ved at drive forretning (husleje, arbejdsgiverens del af lønskatten osv.), der ikke er direkte knyttet til et projekt. En indirekte sats afledt af disse omkostninger vil hjælpe dig med at dække alle omkostninger.
• Projektfakturering og fakturering: I modsætning til generiske systemer genererer projektbaseret bogføring fakturaer baseret på kundernes formler i kundespecifikke formater, der genereres ud fra forudgodkendte og godkendte gebyrer, hvilket reducerer spørgsmål om fakturaer, fremskynder betalinger og forbedrer likviditeten.
• Tid og udgifter: Et webbaseret system til registrering af tid og udgifter med automatisk godkendelse og projekttildeling giver dig mulighed for at dele projektoplysninger i realtid, registrere og rapportere data i forskellige valutaer og oprette et revisionsspor. Oplysninger om medarbejdertid og udgifter samles i én database, hvilket strømliner forretningsprocesserne og eliminerer redundans og fejl.
• Projektrapportering og dashboards: Business Intelligence forvandler en data-rig, videnfattig organisation til en videnrig organisation. Du kan vurdere resultaterne efter projekt, afdeling, konto, kunde, organisation, leverandør osv. Hvert dashboard er knyttet til en KPI (Key Performance Indicator) eller et nøgletal.

Udvælgelsesprocessen er vigtigere end nogensinde, fordi du ikke bare køber et værktøj; du vælger en troværdig partner, der vil samarbejde med dig gennem den digitale transformation af din virksomhed. Uanset om du søger et nyt projektregnskabssystem eller reevaluerer leverandører, skal du overveje disse kriterier:

• En omfattende, specialbygget løsning: Dit projektregnskabssystem skal være designet med din branche i tankerne, ikke en generisk løsning, der kræver tilpasning til dine krav. Vælg en løsning, der giver din organisation og projektledere den største synlighed, så du kan planlægge på forhånd.
• Et anerkendt omdømme i branchen: Er din leverandør en respekteret leder i din branche? Kig ikke kun på produktet, men også på leverandørens indflydelse i branchen.
• Ansvar for leverandørprodukter: Din leverandør skal eje og stå til ansvar for løsningen og dens køreplan. Hvis en leverandør ikke kan være helt gennemsigtig, kan du gøre din organisation modtagelig for risici.
• Skalerbarhed: Kig efter en løsning, der nemt kan imødekomme din virksomheds vækststrategi.
• Gennemsigtige samlede ejeromkostninger: Tilbagevendende omkostninger skal være tydelige fra dag ét. Prismodeller bør skitsere alle detaljer.
• Investeret i kundepleje: Kig efter en leverandør, der er uafhængigt anerkendt som havende gode og fleksible kundeserviceplaner, din vigtigste kommunikationslinje efter implementering.

Hos Deltek er det vores mission at levere løsninger, der hjælper vores kunder med at forbinde og automatisere den projektlivscyklus, der driver deres forretning. Vi tror på, at bedre software betyder bedre projekter. Vores branchefokuserede ekspertise gør dine projekter succesfulde og hjælper dig med at nå enydeevne, der maksimerer produktiviteten og indtjeningen.