PRODYNAs tips til en vellykket ERP-transformation

 Tweet det: 'PRODYNAs tips til en vellykket ERP-transformation'

IT-transformation kan være vanskelig opgave for større virksomheder. Især dem, der over tid har implementeret adskillige systemer og processer.  Deltek Maconomy gav IT-konsulentvikrsomheden PRODYNA den løsning, de skulle bruge til at samle deres IT-økosystem – og undervejs lærte virksomheden fire vigtige ting.

PRODYNA, der blev grundlagt i 1991, leverer en unik kombination af kreative, innovative og tekniske IT-services. Deres mål at levere de værktøjer og tilpassede softwareløsninger, som deres kunder skal bruge for at forbedre deres kundeoplevelse, digitalisering og cloud-computing strategier. Men i 2016 besluttede PRODYNA sig for at gennemføre deres egen IT-transformation.

"Vi søsatte en internationaliserings- og vækststrategi i 2013, hvor der fulgte en liste med nye krav, vi skulle implementere," siger Christoph Körner, en af PRODYNAs grundlæggere. "Tre år senere stod vi over for store begrænsninger i vores eksisterende systemer, og det var derfor tid til forandring."

Virksomhedens eksisterende IT-landskab havde ikke kun sine begrænsninger, det var også kompliceret, idet der blev anvendt forskellige systemer i Tyskland, Grækenland, Schweiz, Østrig, Storbritannien, Serbien og USA. Adskillige underleverandører og bogholdere i forskellige lande, der alle delte data og rapporter via deres egne systemer, bidrog kun til kompleksiteten.

PRODYNAs mål var at integrere den uoverskuelige vifte af programmer i et enkelt ERP-system. Målet var at forenkle deres compliance, styrke effektiviteten, eliminere blinde vinkler i arbejdsgangene samt opnå overskuelighed i deres projekter, der typisk strakte sig over teams og grænser.

"Det stod klart for os, at vi skulle bruge et enkelt system, der kunne understøtte os og hele serviceforsyningskæden i vores virksomhed," siger Körner.

En fuldt ud integreret tilgang til ERP

Efter at have evalueret fem potentielle leverandører kom PRODYNA frem til, at Deltek Maconomys projektcentrerede ERP-værktøjer bød på adskillige fordele, som konkurrenternes ikke gjorde. Løsningen er udviklet til at maksimere slutbrugernes produktivitet og indeholder branche- og rollespecifikke funktioner, der giver mere målbar værdi end generiske ERP-løsninger.

"Macomony havde hele pakken af de funktioner, vi skulle bruge, lovede en ukompliceret integration og tilbød en række moderne teknologier med åbne API'er og et spændende roadmap," siger Körner. "Derudover havde løsningen den rette størrelse til vores virksomhed og en god pris."

Med Maconomy har PRODYNA nu et fuldt ud integreret ERP-system, hvorfra de kan kontrollere deres planlægning af ressourcer, projektstyring, fakturerings- og udgiftsprocesser, administration af abonnementer og meget mere – kort sagt alt, som der tidligere blev brugt en lang række programmer til. Og alle – uanset hvor de er – arbejder samme sted. Det betyder, at det er meget nemmere for PRODYNA at outsource aktiviteter og spare penge uden at skulle bekymre sig over, om det bliver for kompliceret.

Alt i alt er PRODYNAs processer nu hurtigere, og ledelsen har fået et samlet overblik over status på alle medarbejdere og projekter. Virksomheden bruger et datalager til at få en detaljeret oversigt over forretningsgangene, og kan, takket være de åbne API'er i Maconomy, bygge deres egne dashboards og rapporter. Det sikrer, at alle er i besiddelse af de data, de skal bruge, når de skal bruge dem, så de kan tage bedre beslutninger og undgå unødig kommunikation.

"Hurtig rapportering er ekstremt vigtigt for os," siger Körner. "Mindst én gang om ugen, hvis ikke oftere, får vi helt friske rapporter med oplysninger om vores teams produktivitet og fakturerbarhed, hvilket giver os mulighed for at optimere effektivt. Det har især været vigtigt under pandemien."

Hemmeligheden bag PRODYNAs succes

ERP-projekter i denne størrelsesorden kan være komplekse. Med udgangspunkt i PRODYNAs succes spurgte vi Körner om hans bedste tips til en nem transformation.

1. VÆLG DEN RIGTIGE LEVERANDØR

"For os har teamet bag projektet være altafgørende for vores succes. Der er mange beretninger om, hvorfor implementeringer af ERP mislykkes, og det skyldes som regel ineffektive projektteams og dårlig projektstyring. Vi har haft et fremragende forhold til Deltek fra starten. Og det bliver hele tiden bedre, efterhånden som Deltek lærer mere om vores virksomhed og vores krav."

2. UNDERVURDER IKKE DET ARBEJDE, DER KRÆVES

"Du skal have den rette tilgang. Du skal ikke køre transformationen som et sideprojekt eller prøve at integrere det i de daglige forretningsaktiviteter. Det kommer ikke til at fungere. Du skal vide, hvilke processer der skal ændres, etablere et kompetent og effektivt projektteam samt sikre, at du sætter de fornødne ressourcer af fra starten."

3. FÅ INTERESSENTERNE MED OM BORD

"Det er utroligt vigtigt, at du inddrager dine brugere i processen. Og sørg for, at du ikke undervurderer den tidsramme, de skal bruge for at tilpasse sig til et nyt system. Du skal indregne planlægning, oplæring og videndeling. Det tog ca. tre år for os. Vi var driftsklare i juni 2017, og vi lærer stadig nyt – de gode nyheder er dog, at vi så fordele lige fra starten."

4. VÆR MÅLRETTET

"Efter implementeringen skal du sørge for at bruge alle de funktioner, du nu har adgang til. Prøv at gøre alt med dit nye system. Hvis du kan undgå at indarbejde nye systemer og tredjepartsfunktioner, så kan du slippe for unødig kompleksitet – hvilket var det, vi ville undgå til at starte med."

Læs mere om, hvordan Macomony ERP bidrager til at maksimere slutbrugernes produktivitet gennem branche- og rollespecifikke funktioner.

How Consulting Firms Win

The Definitive Playbook for Exceptional Talent, Project Delivery, Growth and Profitability

Download Playbook